《电子表格使用说明》为解决一些单位暂不能应用档案管理软件，从方便文书人员和档案人员工作出发，尽可能提高档案管理水平，作好档案手工与计算机管理的过渡工作，现将应用电子表格的使用要求和方法简要说明一下：1、使用本电子表格的单位，只适用于按《归档文件整理规则》整理完毕的文书档案。一个年度的文件，要独立应用一个电子表格。2.全宗号——用阿拉伯数字填写，填足三位，不够用“0”顶位。3.年度——用阿拉伯数字填写年度，如2001年，只填写2001。4.件号——用阿拉伯数字填写文件自身的编号。5.责任者（发文机关）──填写文件的作者，不超过20个汉字。6.文件题名（文件标题）──该项不超70个汉字，如超过应将题名压缩。没有题名的，或题名不能反映文件或案卷内容的应重新拟写题名。7.日期（发文日期）──输入文件的落款日期。输入格式为8位数字，如“20010216”表示2001年2月16日。同一年度的归档文件，文件日期中的年度必须是同年度。8.期限──凡归档文件必须填写。9.文件字──发文字。如“长府办发[2000]25号”中的“长府办发[2000]”即为文件字，将“长府办发[2000]”输入到文件字内，不得超过10个汉字。10.文件号——发文号。如“长府办发[2000]25号”中的 “25号”即为文件的号，将“25”输入到文件号内。11. 机构或问题——暂时可不用填写。如有采用机构或问题分类的，填写时不得超过10个汉字。12. 页数──输入文件的实际页数，用阿拉伯数字填写。此项目必须输入，否则也要在整理时补上。13.密级——填写文件本身标明的密级，有就填写，没有不填。填写时不得超过2个汉字。14.主题词——填写文件本身标注的主题词，不得超过20个汉字。15.备注——填写该文件要求说明的问题，不得超过20个汉字。